La gestion des flux de travail est importante pour une entreprise afin d’améliorer l’efficacité et la productivité. Il existe de nombreux logiciels de gestion de flux de travail sur le marché, mais comment trouver le bon ?
1. Définissez vos besoins
Afin d’identifier les solutions de gestion des flux de travail dont vous avez besoin, déterminez si vos processus métiers sont centrés sur l’homme ou sur le système. Un flux de travail (workflow) centré sur l’humain tend davantage à regrouper les personnes, à rassembler leurs documents, leurs tâches et leurs progrès en un seul endroit. Un flux de travail orienté système, quant à lui, se concentre sur l’intégration de divers processus ou systèmes d’entreprise. Il rassemble leurs fonctions dans un seul espace pour créer un flux de travail unifié.
Un logiciel de gestion des flux de travail doit être adaptable pour répondre aux besoins de toutes les organisations. Le logiciel de flux de travail d’IBITEK est un bon exemple de cette qualité, car il englobe notamment des fonctions de CRM, de gestion de projet et plus encore…
2. Notez les fonctionnalités essentielles
L’étape suivante dans le choix du meilleur logiciel de gestion des flux consiste à spécifier vos fonctionnalités essentielles, ou requises.
- Studio de conception de flux de travail : il permet la création de processus hybrides, d’interactions homme-ordinateur, et doit être intuitif.
- Création de règles et intégrations : cette fonctionnalité non négociable permet la configuration de règles et la création de formulaires.
- Accès à distance : vos employés doivent pouvoir accéder aux données depuis n’importe où.
- Fonctions de routage dynamique et supervision des processus : elles facilitent les alertes de gestion telles que les emails ou les SMS, les échéances incluant les rôles et responsabilités, la traçabilité.
- Portail de suivi collaboratif pour chaque intervenant : cette fonction permet d’avoir une visibilité sur les tâches que chaque intervenant doit effectuer ou qu’il a créées et d’assurer le suivi des KPI.
3. Déterminez le nombre de personnes qui vont utiliser le logiciel
Il est important de déterminer le nombre d’utilisateurs. Cela vous aidera à déterminer si vous avez besoin ou non d’un logiciel qui puisse accueillir plusieurs utilisateurs instantanément. Une grande équipe ne signifie pas nécessairement que vous devez choisir des fonctions de gestion de projet plus complexes. Vous pouvez gérer des projets avec un flux de travail simple en assignant des tâches et en partageant la documentation avec les membres de votre équipe. Les petits groupes d’utilisateurs peuvent également avoir des flux de travail complexes. Cela nécessite l’utilisation de fonctions avancées pour la création de rapports, la gestion des ressources et l’optimisation.
4. Choisissez une solution facile d’utilisation sur Internet
Pour les utilisateurs ayant quelques compétences techniques, vous pouvez passer à un flux de travail basé sur le code, mais les meilleurs outils de flux de travail sont faciles à utiliser et à déployer, car ils sont destinés à une utilisation à grande échelle. La flexibilité de la configuration est importante, car les acteurs commerciaux doivent pouvoir modifier les processus de collaboration sans perdre de temps.
L’outil de gestion des flux d’IBITEK, bénéficie d’une prise en main rapide bien qu’il possède de nombreuses fonctionnalités plus ou moins complexes. Ces fonctionnalités permettent de gérer l’ensemble de la chaîne de production (gestion des stocks, gestions humaines…), peu importe votre secteur d’activité.
Un tableau de bord clair et détaillé vous permet de suivre facilement l’évolution des flux.
5. Optez pour un logiciel de gestion des flux de données polyvalent
Le flux de travail de la gestion de projet est un processus à plusieurs étapes, qui nécessite des outils pour gérer chaque phase du flux de travail. Le logiciel doit donc pouvoir se connecter en temps-réel avec différentes applications, par exemple : calendrier, paiement, site, etc…
Les capacités d’automatisation et d’amélioration des processus d’IBITEK se traduisent par des économies réelles de temps et d’énergie. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les tâches qui nécessitent un effort et une intelligence humaine.
6. Utilisez un logiciel qui vous délivre des rapports
Tout processus d’amélioration repose sur des indicateurs clés de performance. Pour suivre ces indicateurs, il faut pouvoir obtenir des informations précises sur l’état d’un processus pendant son exécution, mais aussi conserver un historique de son évolution dans le temps.
Les logiciels de gestion des flux de travail d’IBITEK fournissent des indicateurs en temps réel par le biais de tableaux de bord pour aider vos analystes et gestionnaires à mesurer l’efficacité des processus, à identifier les anomalies et à prendre des mesures correctives si nécessaire.
7. Privilégiez un logiciel tout-en-un : informatique, traçabilité, production, logistique…
De plus en plus d’entreprises ont recours à des logiciels de gestion de flux intégrés pour une meilleure maîtrise de leurs processus. Cela permet notamment de gagner du temps et d’optimiser les coûts en temps-réel. Parmi les fonctionnalités proposées par ces logiciels, on retrouve la gestion des stocks, la traçabilité des produits, la gestion de la production, la logistique, etc.
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